В Российской Федерации с две тысячи пятнадцатого года учреждено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Теперь данные всех постояльцев (независимо от гражданства) гостиница отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение этого обязательства грозит достаточно немалым штрафом - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам может избирать способ передачи данных. Это могут быть как отчеты на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет писаться вручную. Помимо того, необходимо принимать во внимание, что данные обязаны быть актуальными, другими словами для обеспечения своевременной передачи отчетов о постояльцах гостиница вынуждена будет задействовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. По этой причине, почти что все гостиницы приняли решение осуществлять электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было произведено несколько специальных программных продуктов.
Чаще всего руководящая структура гостиницы уже работает со специальными софтами, предоставляющими возможности автоматизировать процедуру оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность уменьшить время на поселение в несколько раз. Штат гостиницы обучен работе с такими программами и уже адаптировался в реалии it технологий. Однако освоение нового программного продукта многочисленным персоналом - достаточно сложная процедура. Разработчики специальной программы для пересылки сведений о постояльцах контур фмс для гостиниц рекомендуют эффективное решение. Оператору не требуется вводить данные через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже есть на вооружении менеджеров гостиницы. Данный процесс осуществляется оперативно под руководством ответственного лица предприятия.
ФМС имеет внушительные серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. Наряду с этим хозяйственный субъект, направивший сведения в фмс имеет постоянный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Помимо того у гостиниц теперь есть возможность проверки данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
